Blogi: Huomioidaanko teillä henkilöstö toimitilapäätöksessä?

Toimitila on työntekijöiden koti työpäivän ajan. Kun seinät poistetaan ja työpisteet muuttuvat vaihtuviksi, uhkaa henkilökuntaa muutos. Vai uhkaako? Oma reviiri hämärtyy ja yksityisyys, onko sitä enää ollenkaan? Entä asema, horjuuko sekin samalla? Tunteilta ei voi välttyä ja sen tähden niiden huomioiminen toimitilamuutoksissa on välttämätöntä.

Oman kokemukseni mukaan onnistuneimmat toimitilamuutokset on tehty yrityksissä, joissa on perustettu henkilökunnan työryhmä valitsemaan toimitiloja ja miettimään työyhteisön tarpeita ja työnteon muotoja.  Mukana on usein HR-ihminen, joka huomioi työntekijöiden työn luonteet ja ihmisten erityispiirteet. IT:n tehtävä on huolehtia, että vaihtelevissa olosuhteissa digitaalinen ympäristö toimii, palvelee työntekoa ja ihmiset oppivat käyttämään sitä hyväkseen. Johdon tehtävä on sitoutua muutokseen ja yhteiseen päätöksentekoon.

Haitaksi ei myöskään ole ulkopuolinen suunnittelija, joka auttaa kiinnittämään pohdinnoissa huomion oikeisiin kysymyksiin ja vie muutosta haluttuun suuntaan. Joku, joka vetää yhteen kuinka paljon tilaa lopulta tarvitaan ja minkälaiseen työskentelyyn: kohtaamisiin, keskittymiseen, tiimityöskentelyyn, neuvotteluihin vai puheluihin.

Yksi eniten tunteita herättävä kysymys on usein taukotila. Siihen liittyy paljon toiveita ja sen odotetaan olevan selkeästi parempi kuin edellisessä toimitilassa. Tunnistan yritysten toiveissa yhtäläisyyksiä: kodinomainen, näkymä luontoon, raikastava tunne ja jotain extraa. Näin juuri ihanan toimiston, jossa työntekijät riisuvat kengät eteiseen, laittavat omat villasukat jalkaan ja lepäävät tai työskentelevät untuvan valkoisessa ”nukkarissa” eli lepohuoneessa riippumatolla tai pehmeällä sohvalla valkoisien tyynyjen välissä unelmia toteuttaen!

Onnistumisen kannalta on tärkeää, että toimitilamuutoksessa henkilöstöllä on mahdollisuus tulla kuulluksi. Kaikkia toiveita ei tietenkään voida toteuttaa, mutta henkilöstölle ei saa tulla tunnetta, että heidät sivuutettiin täysin päätöksenteossa. Annetaan heidän itse muokata ”uhka” uudeksi upeaksi mahdollisuudeksi.

Kun tulee aika muuttaa uusiin tiloihin, nimetkää tiimi kokoamaan ihmisten ajatuksia ja toiveita. Satsatkaa siihen, mikä heitä askarruttaa eniten. Oli se sitten mainitsemani taukotilat, omat työpisteet tai työmatkapyöräilyä tukeva sijainti. Saatte tarvittaessa SRV:ltä suunnitteluapua. Kun on aika purkaa muuttokuorma uusissa tiloissa, on paras alku kaikelle hyvä yhteishenki ja wow-huudahdukset.

Leena Manner

Kirjoittaja on SRV:n asiakkuuspäällikkö, ”toimitilaräätäli”, joka auttaa sopivia toimitiloja ja asiakkaita kohtaamaan toisensa.