Blogi: Älä vielä pakkaa muuttolaatikoita – mieti ensin, mitä tarvitsette!

Tuttu tilanne monella työpaikalla: nykyiset toimitilat eivät ole enää toimivat, vaan niistä löytyy koko ajan uusia ongelmia. Syynä tähän voi olla yksinkertaisesti se, että töitä tehdään eri tavalla kuin ennen, mutta tilat eivät ole muuttuneet.

Toisin kuin monella muulla elämänalueella, toimitilat usein paranevat vaihtamalla!

Ennen kuin ryhdytään tilaamaan muuttolaatikoita, kannattaa ottaa avuksi työympäristösuunnittelu. Miettikää tarkkaan, miten töitä tehdään, miten työ tulee muuttumaan ja kuinka tilat saadaan joustamaan tulevaisuudessa. Muuten tutut ongelmat muuttavat mukana uusien seinien sisään ja investointi menee hukkaan. Vaikka muutetaankin uuteen ja valmiiseen, tilat voidaan räätälöidä omien tarpeiden mukaan.

Eikä pohdintaa tarvitse tehdä yksin, vaan me autamme suunnittelemaan tulevaisuuden työympäristön. Olemme suunnitelleet valmiiksi askeleet, joiden avulla homma sujuu mutkattomasti.

Työympäristö muodostuu kolmesta asiasta: itse tiloista, tavoista tehdä töitä sekä työvälineistä. Tärkeää on miettiä myös, miten tilat vaikuttavat työntekijöiden hyvinvointiin ja tuottavuuteen, ja millaiset tilat sopivat parhaiten yhteen työnteon tapojen kanssa.

Työpaikan johto aloittaa johdollamme suunnittelun muun muassa asettamalla uusille toimitiloille tavoitteet, listaamalla, millä tavoin meillä tehdäänkään töitä, ja miettimällä, millaisia työtiloja eri toiminnot vaativat.

Johdon ei tarvitse – eikä kannatakaan – tehdä päätöksiä yksin, vaan työn varsinaisilla tekijöillä on usein paras näkemys työtään tukevista tiloista.

Hehän sitä päivittäistä työtä tekevät ja tietävät parhaiten, mitä se vaatii. Kun työntekijät ovat mukana suunnittelemassa muutosta, kaikilla on mahdollisuus vaikuttaa ja tiloista tulee juuri sellaiset kuin pitääkin. Lue lisää henkilöstön osallistamisesta täältä.

Kun johto ja työntekijät ovat piirtäneet uusille tiloille raamit, päästään miettimään muun muassa sisustusta ja kalusteita. Jotta työt sujuisivat mallikkaasti, kokonaisuuden pitää olla ajan tasalla ja erilaisille työtavoille sopiva. Parhaimmillaan hyvin suunnitellut tilat tehostavat työntekoa, tekevät työpäivistä mukavampia, tukevat yhteistyötä ja tietysti parantavat työpaikan tuottavuutta.

Kun tilat ovat valmiit, pitää tietysti seurata, ovatko niille asetetut tavoitteet täyttyneet. Eikä mikään työympäristö ole ikinä valmis, vaan kannattaa pitää silmällä, tarvitaanko sinne vuosien mittaan uusia muutoksia. Muuntojoustavat tilat mahdollistavat suuretkin muutokset pienellä vaivalla ja kustannuksilla.

Harva meistä tykkää muuttamisesta eikä työpaikan muutto tee poikkeusta tähän. Kokemuksemme mukaan uusiin, yhdessä huolella suunniteltuihin toimitiloihin muuttolaatikoita kannetaan kuitenkin juoksujalkaa.

Leena Manner

Kirjoittaja on SRV:n asiakkuuspäällikkö, ”toimitilaräätäli”, joka auttaa sopivia toimitiloja ja asiakkaita kohtaamaan toisensa.